Tisztelt Pedagógus Olvasó, amikor egy olyan nagy feladatba kezd, mint amilyen az iskolai karácsonyi műsor rendezése, előkészületeinek szervezése, fontos, hogy kész programtervvel rendelkezzen. Az alábbiakban a szervezési feladatokat és az előkészítő munkálatokat igyekszünk megkönnyíteni.

Előkészítés

A szervező egyik legfontosabb teendője az előregondolkodás. Éppen ezért azt javaslom, hogy még a konkrét szervezési feladatok megkezdése előtt, a munka elején üljön le, és kezdje el összerakni magában a teljes képet!

A következő kérdéseket kell feltennie:
– Mi a cél?
– Mit szeretne megszervezni (énekes-zenés bemutatót, mesejátékot, betlehemezést, ajándékozást)?
– Kiket fognak bevonni?
– Mi legyen az első lépés?
– Mikor kell elkezdeni a szervezést?

Nézzük végig, hogy az iskolai ünnep előkészítő programját és vele együtt a karácsonyi ünnepet hogyan lehet szervezési feladatból lelkes alkotómunkává varázsolni! A résztvevők felkérését, a családtagok, vendégek meghívását ezután vesszük sorra.

– Az első lépés legyen, hogy a bevonni kívánt szereplőkkel megbeszélést folytat, hogy megossza velük az elképzeléseit, kikérje a véleményüket, tanácsaikat.
– A második lépés a koordinációs feladatok megbeszélése, annak kiosztása, hogy ki, miért és kiért felelős.
– Az erőfeszítéseinek összehangolásával, a megfelelő munkatársakkal el kell kezdeni időben a szervezést.                                                                                      

Ellenőrzés

Szüksége lesz a munkatársak támogatására. Vonjon be mindenkit, akit csak tud, vagy aki önként felajánlja a segítségét! Ugyanakkor győződjön meg róla, hogy a kiválasztott munkatársai biztosan megteszik azt, amit vállaltak.

A műsor tervezésénél és a kivitelezésnél például nagy segítséget jelenthetnek a művészeti csoport, tanszak résztvevő énekesei, zenészei, az iskolai kórus. Egyszer-kétszer jelen kell lennie majd a próbákon is.

Ellenőrizni kell
– a helyszíneket,
– a feladatok végrehajtását, illetve
– olyan iránymutatásokkal kell ellátni a társait, amelyekre szükségük lehet, különösen
o    a dátumok,
o    a program hossza és
o    a résztvevők tekintetében.

Amennyiben szüksége van segítőkre a megvalósuló eseményeken is, nem csak a szervezésben, tudassa velük már az elején.

Ellenőrizze a kiszolgálóegységeket, bizonyosodjon meg arról, hogy az igénybe vehető létesítmények rendelkezésre állnak a szükséges időpontokban. Készítse el a szükséges helyiségek listáját, és foglalja le azokat a szükséges dátumokra. Ha a programokhoz ellátást is tervez, szükséges egyeztetni a szolgáltatóval is!

A játékoknál, az előadásoknál szükség lesz olyan eszközökre is, amelyek nem állnak még rendelkezésre. Meg kell terveznie, ki, honnan és mikor szerzi be azokat. A fellépésekhez tudni kell, kik, mikor és hol fognak majd gyakorolni. Rögzítse előre ezeket a szolgáltatásokat és az időpontokat is! Ami szinte a legfontosabb, hogy tegye ezeket a lehető leghamarabb!

Segítséget kell kérnie a hirdetések vagy reklámok készítéséhez, illetve nyomtatásához. Tájékoztatót kell adnia a kiadványokban és/vagy a honlapon, esetleg plakátokon. Azt is ki kell találnia, hogy ki fogja kidolgozni és kinyomtatni a programokat. Mindezeket önnek kell koordinálja és összehangoltan elvégeznie a munkatársaival.

Tapasztalatom szerint az adminisztratív dolgozók nagyon hasznos és hatékony munkát végeznek, ha lehetőséget kapnak arra, hogy jelen legyenek az események tervezésében.

Fontos, hogy azokra kell hagyni a szórólapok megtervezését, akiknek a tarsolyában számos ötlet van. A hírlevelek és programok grafikáit is érdemes rájuk bízni, és csak az után kell megkérni másokat, hogy sokszorosítsanak, számoljanak, postázzanak vagy másoljanak.

A helyiségek berendezése és takarítása

Az iskolák rendelkeznek karbantartó személyzettel, akik rutinszerűen segítik a felkészítést és a tisztítást a beosztásaik alapján. Nem szerencsés, ha kizárólag ugyanazok a személyek segítenek a különleges esemény termeinek vagy helyiségeinek berendezésében vagy takarításában, akik nap mint nap ezt teszik, inkább kérjen külső segítséget is. Ilyen módon a technikai szervezet is kaphat egy kis odafigyelést az ünnepekkor.

Szüksége lesz székekre vagy asztalok beszerzésére, illetve áthelyezésére. Oda kell figyelnie, hogy legyen, aki gondoskodik ezekről. Szüksége lesz olyan eszközökre, amelyek a színpadon, előadói területen helyezkednek el.

A megfelelő műsorterv kiválasztása

Tudja meg az előadók életkorát és érettségét, valamint hogy hány tanuló, illetve szereplő vesz részt az előadáson. Ez a részlet annál is fontosabb, mivel ki kell dolgozniuk, hogy mely osztályokból hányan juthatnak el biztosan a próbákra. Előre határozzák meg a próbaidőpontokat és a próbák hosszát!

Ellenőrizze a szövegek stílusát, pontos adatait! Vizsgálja meg, hogy közvetítenek-e művészi tartalmat, vagy csak időhúzásra, sablonos előadásra elegendők!

Meg kell bizonyosodnia, hogy a kiválasztott énekek, zenék és eladások emelni fogják az esemény rangját. Szervezze meg, hogy legyen egy főpróba! A próba előtt már tudnia kell, vajon a szövegek és az énekek megfelelnek-e a korosztályok érdeklődésének és szintjének. Tudják-e biztonsággal és határozottan a gyerekek a saját szerepüket?

Nagyon hasznos, ha minden érintett szervezőnél ott a forgatókönyv. Javaslom, hasonlóan járjon el, amikor közös éneklésre sarkallják a hallgatóságot. Bátran mellékeljék a dalszöveg másolatát a közönség tagjainak a belépéskor a tanárok és segítők.

A karácsonyi dalok kiválasztása

A dalok kiválasztásakor először meg kell határozni, ki vagy kik fogják énekelni őket.
Ha kórus énekel, a műsor különböző szakaszaiban, akkor olyan dalokat válasszanak ki közösen, amelyek a különböző csoportok számára megfelelőek. Ha közös éneklésre számít, a dalokat könnyű legyen énekelni, ebben segít majd a kiosztott kottalap vagy dalszöveg, illetve kivetíthetik ezeket egy képernyőre is. Ez a megoldás jó lesz arra is, hogy mindenkit bátorítson rést venni a közös éneklésben.

Lehet, hogy régimódinak hangzik, de a többség szereti a hagyományos karácsonyi dalokat. Az emberek mindig valami ismerős dolgot keresnek, hogy otthonosan érezzék magukat. Nem hiszem, hogy jó ötlet lenne megpróbálni sok új karácsonyi dalt egyetlen előadáson.

Miután összeállították a lehetséges zeneszámok listáját, ellenőrizze, milyen engedélyre van szüksége a különböző dalok felhasználásához. Gyakran vannak szerzői jog által védett zenék, ugyanakkor ez a jogvédelem a dalszöveg letöltésére is vonatkozik, és engedély szükséges a hozzáféréshez. Ha kétségei vannak, kérdezze meg a hatóságot erről, vagy forduljanak olyan lehetőségekhez, amelyeket a jogvédelem engedélyez. Íme, egy másik érv a hagyományos karácsonyi dallamok használatához.    

Koordinációs feladatok

A résztvevők koordinálása

Értesítsen mindenkit! Ez azt jelenti, hogy minden tanárt, iskolai alkalmazottat, minden résztvevőt, szülőt, közösségi vezetőt a szervező tagoknak értesíteni kell a műsor időpontjáról.
Kérjen segítséget! Írjon egy listát minden felelősről a felelősök területeiről, és ez alapján kérje meg őket, hogy rendszeresen jelezzenek vissza önnek.

Ha kérdései vannak, vagy bizonytalan valamiben, ha tudja, hogy mások bizonytalanok, illetve amikor elvégzett egy-egy részfeladatot, vagy befejezte a feladatát, kérjen segítséget az ellenőrzésben! Győződjön meg róla, hogy segítői tudják, mit akarnak tenni, hogy felkészültek, és segítenek a karácsonyi programszervezésben.

A családtagok, vendégek koordinálása

A családokkal kapcsolatban a leghelyesebb, ha azt a tapasztalatot követi, miszerint nem lehet elég korán tudatni az események dátumát. Küldjön értesítést a lehető legkorábban. Ismételje a felhívást gyakran, különböző csatornákon. E-mailt ajánlok, a honlapot, a telefont és az üzenőfalat, de más is lehetséges. Addig kommunikáljon a meghívottakkal, amíg a program elérkezik. Ez jelentősen megkönnyíti a szervezést, és növeli az általános részvételt.

A családoknak tudniuk kell, hogy gyermekük részese az eseményeknek, illetve az a gyerek, aki nem szerepel, az is izgatottan várja a napot. Ezzel eléri, hogy sok szülő érkezzen a fellépésre, a programokra. Nemcsak az időpontokkal, hanem a programokkal kapcsolatban is minél hamarabb ismerik a részleteket a meghívottak, annál a jobb!

A szervezésben is részt szoktak vállalni a szülők. Ebben az esetben számíthat a segítségükre, de cserébe adjon annyi információt, amennyit csak tud azokról az eszközökről, dolgokról, amelyeket a gyerekeknek vinniük vagy készíteniük kell, nem is beszélve a szövegek, versek megtanulásában való segítségről. Hangsúlyozzák a szerepek fontosságát, és kérjék a családokat, hogy felügyeljék a gyerekek készülődését.

Ha az előadás estéjére frissítők, sütemények vagy éppen a szalvéták vásárlását tervezi, szóljon erről a családoknak még idejekorán, higgye el, lesz, aki szívesen vállalja vagy a beszerzését, vagy az elkészítését.

Az önkéntesek koordinálása

Szüksége lesz egy önkéntes csoportra is. Válasszanak olyan embereket, akikben megbíznak, mert tudják róluk, hogyan végzik a munkájukat. Rendszeresen ellenőrizze a szervezőket annak érdekében, hogy a dolgok a terveknek megfelelően haladjanak. Szükség szerint avatkozzon be!

Menedzsercsoport

Ez a csoport szerepeljen az első helyen, amit megszervez. Ez az, amin a legtöbbet fog gondolkodni, mert olyanokra van szüksége, akik a legelkötelezettebb és a legmegbízhatóbb személyek. Javaslom, hogy a legközelebbi barátai közül kettőt válasszon ki erre a feladatra. Ők azok, akik mindent megtesznek, kérés nélkül is ott lesznek, amikor szüksége van rájuk.

Ez a csoport csak két-három emberből álljon. Cél: segíteni a próbák és a készülődés során. Ott lesznek, hogy segítsenek a megfigyelésekben, az értékelésekben, ahol a gyerekek is jelen lesznek. Feladataik magukban foglalják a gyermekek felügyeletét, segítését, ösztönzik a szereplőket a színpadon és a színpadon kívül is.

Az előadások során ezek a személyek állnak a színpad mögött, hogy a gyerekek be- és kiközlekedését segítsék, és súgják a szükséges sorokat, ha szükséges.

Naponta kapcsolatba kell lépniük önnel értékelni az eseményeket, és megtervezni, mit tudnak tenni azon a napon. Állítsa fel ezt a csoportot már a szervezés elején, magyarázza el az elvárásait, és csodálatos élményben lesz része.

A cikk teljes egészében elolvasható a Pedagógiai és Módszertani Tanácsadó decemberi számában.