Az Oktatási Hivatal az intézményellenőrzési tervet úgy állítja össze, hogy az intézményellenőrzés ötévente minden intézményre kiterjedjen. Az Oktatási Hivatal július 31-ig az általa működtetett informatikai támogató rendszer útján értesíti az ellenőrzési tervben szereplő intézményeket.
A munkáltató, az intézmény igazgatója köteles az ellenőrzés feltételeit biztosítani. Az ellenőrzés által érintett időt az ellenőrzött személy tekintetében munkaidőként kell figyelembe venni. Az Oktatási Hivatal az intézménytípus és az ellenőrzés helyszínének figyelembevételével választja ki az ellenőrzésekben részt vevő szakértőket. Az Oktatási Hivatal a kiválasztásról, valamint az ellenőrzési tervben foglalt szervezési szabályokról július 31-ig az informatikai támogató rendszer útján értesíti a kiválasztott szakértőket és az őket foglalkoztató intézmények igazgatóit. Ezt követően majd a Hivatal november 30-ig kijelöli az ellenőrzési tervben szereplő ellenőrzések, azaz a tanfelügyeleti látogatások időpontját, az ellenőrzésben részt vevő szakértőket és a vezető szakértőt, majd az informatikai támogató rendszer útján közvetlenül értesíti az ellenőrzésben érintett szakértőket, valamint az érintett intézmények igazgatóit.