Fontos tudnivaló, hogy a pedagógus-továbbképzési intézményi programot az igazgatónak a nevelési évet megelőző év április 30-áig kell elkészítenie.
Az óvoda igazgatója – az oktatási nyilvántartásról szóló 2018. évi LXXXIX. törvény 4. § (2) bekezdés j) pontjában meghatározott pedagógus-továbbképzési nyilvántartás adatai alapján – a pedagógus-továbbképzés teljesítése érdekében egy nevelési évre szóló pedagógus-továbbképzési intézményi programot köteles készíteni, amelybe a gyakornoki továbbképzésre kötelezetteket is fel kell venni.
Ha az óvodapedagógus több intézményben is pedagógus-munkakört lát el, az őt legtöbb óraszámban foglalkoztató intézmény igazgatója veszi fel a pedagógus-továbbképzési intézményi programba. Azonos óraszám esetén a leghosszabb ideje munkáltatójának minősülő intézmény igazgatója veszi fel a pedagógus-továbbképzési intézményi programba.
A pedagógus-továbbképzési intézményi programot az óvoda igazgatója – ha az intézményben szakmai munkaközösség működik – a szakmai munkaközösség részvételével dolgozza ki.