Szeptember 1-ig kell rögzíteni az igazgatónak azt a munkanapot, amikor a köznevelési szakértőt munkavégzés alól mentesíti.

Minden évben a pedagógusminősítés évét megelőző év szeptember 1-jéig kell a köznevelési szakértőt foglalkoztató intézmény vezetőjének rögzíteni az Oktatási Hivatal által működtetett informatikai támogató rendszerben a munkahét azon napját, amikor a szakértőt a munkahelyén történő munkavégzés alól mentesíti.

Az Oktatási Hivatal minden évben a minősítés évét megelőző év július 31-ig jelöli ki a minősítési évben minősítő bizottsági elnökként és köznevelési szakértő tagként eljáró pedagógusokat, és a kijelölésről őket, valamint az őket foglalkoztató intézmény vezetőjét értesíti, és a minősítő bizottság tagjainak delegálása érdekében megkeresi a fenntartót, valamint az együttműködési megállapodásban szereplő külső szakmai partnert.